La gestion du compte client (3421) repose sur le lettrage des règlements, le suivi des échéances, les relances graduées et la constatation de provisions pour créances douteuses (compte 3942) en clôture d'exercice.
Comptabilisez chaque vente au débit du compte client 3421 par le crédit des ventes et de la TVA collectée. Émettez des factures conformes (ICE, numérotation) qui fondent la créance. Une facturation rigoureuse est la base d'un suivi client fiable.
Rapprochez chaque encaissement de la ou des factures correspondantes (lettrage) pour solder les créances réglées. Le lettrage isole les factures encore impayées et fiabilise le solde du compte client. Des comptes lettrés régulièrement facilitent les relances et la clôture.
Tenez une balance âgée des créances pour repérer les retards par tranche d'ancienneté. Mettez en place des relances graduées : rappel amiable, lettre de relance, puis mise en demeure. Une relance précoce améliore nettement les délais d'encaissement.
Pour les créances dont le recouvrement est incertain, constatez une provision pour dépréciation (compte 3942) à hauteur du risque de perte, hors TVA. La provision est déductible si le risque est probable et la créance individualisée. Reprenez la provision en cas d'encaissement ultérieur.
Pour les impayés persistants, engagez le recouvrement contentieux puis, en cas d'échec définitif, constatez la perte sur créance irrécouvrable et régularisez la TVA correspondante selon les conditions. Documentez les démarches entreprises. Sahl Compta suit les soldes clients, édite la balance âgée et automatise les relances.
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